Cara Pengkodean Dokumen

Cara Pengkodean Dokumen - Sebelum ke materi pokok sebaiknya anda tahu dulu apa yang dimaksud dengan dokumen. Dokumen adalah suatu yang tertulis dan tercetak yang dapat digunakan untuk bukti atau keterangan. Ada beberapa istilah istilah tentang pengertian dokumen diantaranya Dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan keterangan di pilih untuk dikumpulkan, disusun , disediakan atau di sebarkan.

Atau opini seperti ini juga boleh, Dokumen dapat membuktikan dengan keteangan melengkapi keterangan dengan fakta2, seperti surat keterangan, surat pernyataan, lampiran , dll.

Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen
Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen, antara lain :

1. Nomor Urut
2. Tanggal Dokumen Diperoleh
3. Penyusutan Dokumen
4. Nama / Judul Dokumen
5. Kota Tempat Terbit
6. Nama Penerbit
7. Tahun Penerbitan
8. Jumlah Halaman
9. Cara memperoleh Dokumen.

Pembagian klasifikasi di mulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi, divisi dipecahkan lagi menjadi seksi, dan seksi di pecah menjadi subseksi.

1. Pola Klasifikasi Judul (Caption) dan Pembagian Judul atas
2. Teknik Mengindeks
3. Teknik Menetapkan Kode
4. Prosedur dan Teknik penyimpanan
5. Menentukan Pencatatan yang di perlukan.

Contoh Klasifikasi Pengkodean Dokumen

000 UMUM
- 010 URUSAN DALAM
- 020 PERALATAN
- 030 KEKAYAAN DAERAH
- 040 PERPUSTAKAAN / DOKUMEN/ KEARSIPAN/ SANDI
- 050 PERENCANAAN
- 060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
- 070 PENELITIAN
- 080 KONPERENSI
- 090 PERJALANAN DINAS

100 PEMERINTAHAN

- 110 PEMERINTAHAN PUSAT
- 120 PEMDA TK.I
- 130 PEMDA TK.II
- 140 PEMERINTAH DESA
- 150 DPR-MPR
- 160 DPRD TK.I
- 170 DPRD TK.II
- 180 HUKUM
- 190 HUBUNGAN LUAR NEGERI

200 POLITIK
- 210 KEPARTAIAN
- 220 ORGANISASI KEMASYARAKATAN
- 230 ORGANISASI PROFESI & FUNGSIONAL
- 240 ORGANISASI PEMUDA
- 250 ORGANISASI BURUH, TANI, NELAYAN
- 260 ORGANISASI WANITA
- 270 PEMILIHAN UMUM
- 280 (....)
- 290 (....)

300 KEAMANAN / KETERTIBAN
- 310 PERTAHANAN
- 320 KEMILITERAN
- 330 KEAMANAN
- 340 PERTAHANAN SIPIL
- 350 KEJAHATAN
- 360 BENCANA
- 370 KECELAKAAN
- 380 (....)
- 390 (....)

400 KESEJAHTERAAN RAKYAT
- 410 PEMBANGUNAN DESA
- 420 PENDIDIKAN
- 430 KEBUDAYAAN
- 440 KESEHATAN
- 450 AGAMA
- 460 SOSIAL
- 470 KEPENDUDUKAN
- 480 MEDIA MASSA
- 490 (....)

500 PEREKONOMIAN
- 510 PERDAGANGAN
- 520 PERTANIAN
- 530 PERINDUSTRIAN
- 540 PERTAMBANGAN KESAMUDRAAN
- 550 PERHUBUNGAN
- 560 TENAGA KERJA
- 570 PERMODALAN
- 580 PERBANKAN / MONETER
- 590 AGRARIA

600 PEKERJAAN UMUM dan KETENAGAAN
- 610 PENGAIRAN
- 620 JALAN
- 630 JEMBATAN
- 640 BANGUNAN
- 650 TATA RUANG KOTA
- 660 TATA LINGKUNGAN
- 670 KETENAGAAN
- 680 PERALATAN
- 690 AIR MINUM

700 PENGAWASAN
- 710 BIDANG PEMERINTAHAN
- 720 BIDANG POLITIK
- 730 BIDANG KEAMANAN / KETERTIBAN
- 740 BIDANG KESRA
- 750 BIDANG PEREKONOMIAN
- 760 BIDANG PEKERJAAN UMUM
- 770 (....)
- 780 BIDANG KEPEGAWAIAN
- 790 BIDANG KEUANGAN

800 KEPEGAWAIAN
- 810 PENGADAAN
- 820 PENGANGKATAN & MUTASI
- 830 KEDUDUKAN
- 840 KESEJAHTERAAN
- 850 CUTI
- 860 PENILAIAN
- 870 TATA USAHA
- 880 PEMBERHENTIAN
- 890 PENDIDIKAN

900 KEUANGAN
- 910 ANGGARAN
- 920 OTORISASI
- 930 VERIVIKASI
- 940 PEMBUKUAN
- 950 PERBENDAHARAAN
- 960 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
- 970 PENDAPATAN
- 980 (....)
- 990 BENDAHARAWAN


Contohnya :
Nomor : ………..*/……………**/…………..***
…..* = Nomor Urut
…..** = Nomor Kode
…..*** = Nomor Kode Kecamatan (dua huruf)
…..**** = Boleh ditambah dengan sifat surat (Rhs.)

Misal :
1. Tentang Asuransi Pegawai = 01/842.3/NR
2. Tentang Usulan Mutasi = 05/824/NR/Rhs.
3. Dan Lain-lain.

Cara Pengkodean Dokumen

Nomer kode itu hanya contoh umum saja, sebenarnya masih ada klasifikasi yang lebih detil lagi,, Misalnya
di Kode 900 (Keuangan)
subnya ada
901 Nota Keuangan
902 APBN
903 APBD
904 Bea Siswa
905 Dana Bantuan Operasional
dan lain lain...